Käi kuradile, koosolekute pidamine!

Ma ei tea, kui paljud inimesed, kelle päevad mööduvad koosolekutel, aduvad, et neil on probleeme. Nad ei kontrolli oma ajakasutust, vaid raiskavad aega ja teevad seda oma lähedaste arvel. Võib-olla on see isegi sõltuvus, mille ravi pole tervisekassa poolt kompenseeritud. Tegelikult võib-olla isegi on, sest ambulatoorset psühhiaatrilist abi ju pika ootamise peale ikka saab.

Kus asuvad probleemi juured?

Isegi kui tahaks kõik COVID-i kaela ajada, on koosolekutega liialdamine ilmselt oluliselt vanem nähtus. Majakovskil on poeem „Istungite palavik“, mis on täpselt 100 aastat vana:

…Maruvihane, vandudes - kõik, et nad kooleks -

torman istungisaali, kus koos nad.

Ja märkan: siin istuvad inimpooled.

Oo, sarvik! Kus ülejäänud osa?

„Tapetud! Mõrvatud!“ kisendan sääl.

Hirm kõrvetab tulise orana.

Ja järsku, sekretäri rahulik hääl:

„Nad kahel istungil korraga.

Ühel päeval on kakskümmend istungit,

ja igal me peame olema.

Mis ime kui pooleks end kisuksid?

Siin esi-, sääl tagu-

poolega.“…

Veebikoosolekute ajastu on lihtsalt süvendanud haiguse kulgu. Julgen väita, et tegu on epideemiaga. Nagu COVID-i puhul sai määravaks kätepesu ja vastutustundlik käitumine, saab ka koosolekutõve ennetamiseks ise palju ära teha.

Millised need esmased võtted siis oleksid?

Kõigepealt tuleb teha otsus, kas koosolekule on ka lihtsamaid alternatiive. Näiteks konverentsikõne, kuhu kaasad ainult need inimesed, kellest sinu probleemi lahendus sõltub. Või pidada kolleegidega maha püstijalavestlus. Miks just püstijalavestlus? Siis võib eeldada ka selle arutelu lõpuaega.

Kui mõtlete oma koosolekute planeerimisele, siis millise ajaakna te planeerite? Olen kindel, et põhivalikutes on tund või kaks! Tegelikult püüate viis minutit varem lõpetada, sest täistunnist algab ju järgmine koosolek. Ilmselt tuleb tuttav ette seegi, kui keegi tõdeb, et meil on tervelt 20 minutit veel planeeritud – paneme edasi!

Kas olete jälginud, kui palju inimesi on mõnele koosolekule kaasatud? Mina olen. Koosolekule, mille initsieerija olen olnud ja eeldanud, et kahe-kolme inimese koostöös peaks edasi jõudma küll, on kaasatud 10+ inimest. Ilmselt ei saa neist pooled ise ka aru, miks nad on kohale kutsutud. Säravaid mõtteid neilt ei tule. Nad pole ilmselt mentaalselt kohalgi.

Samas võib juhtuda, et juba tuttavad Inimesed, kellega ikka aegajalt koosolekutel kokku saad, panevad oma vana plaadi mängima ning see pole The Beatlesi „Strawberry Fields Forever“. See kõlab umbes niimoodi: „Ma olen teile juba aastaid rääkinud...“. Ju selle mõttearenduse taga siis mingi probleem on, kui seda pole siiani ellu rakendatud. Mõistlikud ideed leiavad alati rakenduse. Ja loomulikult kaasneb selliste etteastetega kõva annus eneseimetlust.

Suur osa koosolekuid on ka ette valmistamata. Seda nii koosoleku korraldaja kui osalejate vaatevinklist. Aga kuidas sa valmistudki, kui istud kogu aeg mingil koosolekul.

Ise püüan osaleda koosolekutel nii harva kui vähegi võimalik ja nii palju kui vajalik. Nendeks kohtumiseks valmistun alati põhjalikult, olles siis koosoleku juhi või osaleja rollis. Teen oma klientidega vahel ka treeninglaagri, et oleksime koosolekuks valmis, püsiksime teemas ja suudaksime ajaraamides püsida. Valmistan ette prioriteetsemad jutupunktid ja tagataskus on lisapakett juhuks, kui selle kasutamiseks tekib võimalus. Nii võib tunnise koosoleku ettevalmistamisele kuluda kaks tundi, aga teema valdamine võimaldab kokku hoida kümnete kohale kutsutute aega. Ja võib-olla mõne jätkukoosolekugi ära hoida.

Vaikimine ei pruugi olla kuld, aga sellest hullem on eetri täis rääkimine.

Seda probleemi olen kohanud kohtumistel ministritega sageli, olles selles rollis ise või taustatantsijana. Inimesed unustavad end oma probleemist rääkima ja eesmärk, milleks koosolek sai kokku kutsutud, jääb realiseerimata, kuna teine pool sõna ei saa.

Samuti on viimaste aastate veebikoosolekud tekitanud tunde, et kõik on ju fikseeritud, kõike salvestatakse, kuid protokoll on jätkuvalt oluline dokument, millega koos oldud aeg saab kokkuvõtte ja edasimineku suuna. Samas on protokollimise ära jätmine isegi mõistetav, sest millal sa seda protokolli kirjutad, kui lähed kohe järgmisele koosolekule.

Koosolek võib ootamatult kujuneda üheks teiseks koosolemiseks.

Minu viimase aja kõige kummalisem kogemus on järgmine. Soovisin ühe Eestis tuntud naistippjuhiga koosoleku aega kokku leppida. Ta teatas, et on väga hõivatud, aga kuu aja pärast on võimalik see aeg leida. Kui nii, siis nii. Ilmusin tähtaegselt tippjuhi kontorisse ja näen ruumis ettevõtte kommunikatsioonijuhti ja advokaati. Küsin, kus on inimene, kellega mul oli kohtumine kokku lepitud? Saan vastuseks, et ta siiski ei saanud tulla ja pealegi on ta ettevõttes olnud nii vähe aega. Tuli mängida nende kaartidega, mis mul olid. Kohtusin advokaadi ja kommunikatsioonijuhiga, aga vaatan televiisorist seda kohale mitteilmunud arvamusliidrit ja minu arvamus temast kui liidrist on muutunud. Arvamus ei pruugi ka huvitada.

See kõik ei ole tegelikult normaalne. Professionaalne tööelu tuleb tagasi võtta koos kohvijoomise, mõtlemise, ajalehtede lugemise, kõnedele vastamise ja muutuste tegeliku läbiviimisega. Isegi lõunapaus peaks olema ja kui laps helistab ja küsib taskuraha, siis ei peaks vastama: „Sorry mul praegu koosolek, helistan hiljem tagasi.“

Muidu ei tasu imestada, et pole aega ei tööks ega koosolemiseks, sest aeg on koosolekul koosolemise peale ära kulunud.